Pedidos espalhados por vários canais
Solicitações chegam por e-mail, mensagem e conversa de corredor, sem formulário comum e sem número para acompanhar.
Software de Workflow: fluxos de aprovação no lugar de e-mails e planilhas
O Workflow da InCicle organiza solicitações internas em processos com formulário, etapas, responsáveis, prazos e histórico. Cada pedido entra por um caminho definido, chega a quem decide e fica visível do envio à decisão final.
Dashboard
Visão geral do módulo de workflow
AtualizarNova Solicitação
Pendências
12
3 novas hoje
Aprovadas
48
12% vs semana anterior
SLA em Risco
5
ação necessária
Tempo Médio
2.4d
8% mais rápido
Volume SemanalAprovadasReprovadasPendentes
Seg
Ter
Qua
Qui
Sex
Sáb
Dom
Gargalos IdentificadosVer todos
| Etapa | Template | Aprovador | Pend. | Tempo médio | Risco SLA | Mais antiga |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Aprovação Gerencial | Solicitação de Férias | João Silva | 8 | 3d | Crítico | 10 jan |
| Validação Financeira | Pedido de Compra | Maria Santos | 5 | 2d | Alto | 12 jan |
| Aprovação Diretoria | Contratação de Pessoal | Carlos Oliveira | 3 | 1d 12h | Médio | 13 jan |
| Revisão Jurídica | Contrato de Fornecedor | Ana Martins | 2 | 24h | Baixo | 14 jan |
Cumprimento de SLA30 dias
78%no prazo
No prazo78%
Em risco15%
Atrasado7%
Tendência7d30d90d12m
Fev
Mar
Abr
Mai
Jun
Jul
Ago
Templates Mais Usados
Férias45
Compras32
Reembolso28
Contratação15
Outros8
Destaques do software de workflow da InCicle
10tipos de etapa
Aprovação simples, paralela e condicional, validação automática, tarefa, entrega, revisão, notificação, recebimento e integração.
7tipos de ação
Aprovar, executar, enviar entrega, revisar, triar, corrigir e responder pedidos de informação, reunidos em Minhas Ações.
3situações de prazo
Cada etapa aparece como no prazo, em risco ou atrasada, com escalonamento configurável e notificações por e-mail e no sistema.
3formatos de exportação
A trilha de auditoria registra eventos, responsáveis e alterações e pode ser exportada em CSV, XLSX e PDF.
Sobre o módulo
O que é um software de workflow?
Um software de workflow transforma pedidos informais em processos com começo, meio e fim. O Workflow da InCicle cria processos de aprovação, recebe solicitações por formulário, encaminha às pessoas responsáveis e preserva as decisões em um histórico consultável.
Cada processo é um modelo: o administrador define no construtor visual as informações, as etapas, os responsáveis e os prazos. Quando o processo muda, uma nova versão é publicada sem alterar as solicitações em andamento.
Quem solicita acompanha em Minhas Solicitações. Quem decide usa Minhas Ações para aprovar, reprovar, solicitar ajuste ou triar. Aprovar é registrar uma decisão — não é assinar um documento nem executar um pagamento.
- Fluxo de aprovação
- Workflow de aprovação
- Gestão de solicitações
- Gestão de fluxos de trabalho
Que problemas o fluxo de aprovações resolve?
Ninguém sabe de quem é a vez
Sem etapas definidas, o pedido para em uma caixa de entrada e só volta a andar quando alguém cobra.
Atraso descoberto tarde demais
Sem prazo por etapa, a demora só aparece quando a compra, a contratação ou a viagem já foi afetada.
Decisão sem rastro
Planilhas e mensagens não guardam quem decidiu, quando decidiu e qual justificativa foi registrada.
Recursos do Workflow
Como funciona o Workflow da InCicle?
Do desenho do processo à decisão registrada, estas são as telas que a sua equipe usa todos os dias.
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Painel com pendências, prazos e gargalos
O dashboard abre com o que precisa de atenção: pendências, solicitações aprovadas, SLA em risco e tempo médio, além do volume da semana e dos templates mais usados.
- Pendências, aprovadas, SLA em risco e tempo médio em destaque
- Volume semanal de aprovadas, reprovadas e pendentes
- Gargalos por etapa, com tempo médio e situação do prazo
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Construtor visual de fluxo e formulário
O processo é montado arrastando tipos de etapa para o fluxo. Na mesma tela ficam o formulário do solicitante, o SLA com escalonamento e as notificações.
- Etapas de decisão, execução, comunicação e sistema
- Aprovação condicional por dados do formulário, como valor
- Abas de Fluxo de Trabalho, Formulário, SLA e Escalação e Notificações
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Solicitação com progresso, dados e histórico
Cada solicitação reúne em uma página o progresso das etapas, os dados enviados no formulário, os anexos, o histórico das ações e os comentários das pessoas envolvidas.
- Progresso etapa a etapa, com a etapa atual em destaque
- Dados do formulário, anexos e comentários no mesmo lugar
- Solicitações em rascunho, enviadas, em andamento, aprovadas, reprovadas ou canceladas
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Minhas Ações: uma caixa para o que depende de você
Aprovações, tarefas, entregas, revisões, triagens, ajustes e informações chegam em uma lista única, com filtros, busca e decisão individual ou em lote.
- Contadores de total, no prazo, em risco e atrasadas
- Abas por tipo de ação e filtros por prazo, processo e período
- Aprovar, reprovar, solicitar ajuste, reatribuir e decidir em lote
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Delegações para ausências e mudanças de responsável
Quando alguém se ausenta, a autoridade de decisão é transferida com período, escopo e motivo registrados — e o uso da delegação fica visível.
- Escopo por todos os workflows, templates ou categorias
- Período com data de início e fim e permissão de subdelegação
- Acompanhamento de aprovadas, rejeitadas, pendentes e tempo médio
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Versões do processo e trilha de auditoria
Mudanças entram por uma nova versão, que pode ser simulada antes de publicar. Em paralelo, a trilha de auditoria guarda cada evento com responsável, data e o que foi alterado.
- Versões em rascunho, revisão, publicada e descontinuada
- Simulação do caminho e dos responsáveis antes da publicação
- Auditoria com filtros, valor anterior e novo e exportação em CSV, XLSX e PDF
Como funciona
Do desenho do processo à decisão em quatro passos
- 1
Monte o processo
Defina formulário, etapas, responsáveis, condições, prazos e notificações no construtor visual.
- 2
Simule e publique a versão
Confira o caminho e os responsáveis na simulação e publique a versão que passa a valer para novas solicitações.
- 3
Receba e decida
A solicitação entra pelo formulário e chega a quem decide em Minhas Ações, com prazo e contexto.
- 4
Acompanhe e evolua
Use painel, histórico e auditoria para ver gargalos e publicar uma nova versão quando o processo mudar.
Para quem serve
Para quem serve um software de aprovações?
O mesmo módulo atende quem abre o pedido, quem decide e quem responde pelo processo.
Quem solicita
Abre o pedido pelo formulário do processo, anexa documentos e acompanha em qual etapa a solicitação está, sem precisar perguntar.
Gestores que aprovam
Recebem tudo em uma caixa única, abrem a ação com formulário, anexos, comentários e histórico e decidem uma a uma ou em lote.
RH e Financeiro
Padronizam solicitações no construtor visual, definem etapas, responsáveis fixos ou dinâmicos, prazos e escalonamento por etapa.
Compliance e liderança
Consultam a trilha de auditoria com quem decidiu e o que mudou, e acompanham gargalos, tempo médio e volume antes de publicar uma nova versão.
Ecossistema integrado
Por que o fluxo de aprovações não fica isolado?
Decisões nascem em uma área e continuam em outra. Estar na mesma plataforma encurta esse caminho.
Um processo, várias áreas da empresa
O Workflow faz parte da plataforma da InCicle, com mais de 50 módulos e mais de 400 soluções em RH, comunicação e cultura, e produtividade e processos.
Workflow
Reembolso
Departamento PessoalDespesas que dependem de análise
Pedidos de reembolso reúnem comprovantes e valores; o fluxo de aprovações organiza quem analisa, em que ordem e com qual prazo.
Movimentações de pessoas com etapa formal
Admissões, alterações cadastrais e movimentações passam por validações internas antes de virar rotina administrativa.
Admissão Digital
Cargos e SaláriosDo encaminhamento aprovado à execução
Quando a decisão sai, o trabalho continua: projetos e tarefas acompanham o que foi combinado com responsável e prazo.
Gerenciador de Projetos
Gerenciador de TarefasPolíticas internas que precisam de validação
Revisar, validar e publicar uma política envolve várias pessoas — e o caminho dessa validação fica registrado.
Gestão de PolíticasIndicadores ao lado dos demais números
Volumes, prazos e gargalos das aprovações ganham contexto junto aos indicadores acompanhados pela gestão.
Dashboards Copiloto de IA · Beta
Peça, consulte e avance no Workflow sem interromper o seu fluxo.
A SofIA entende pedidos em português, encontra a ferramenta certa e trabalha com as mesmas permissões do seu perfil.
Conhecer a SofIABeta
Jo · hoje, 14:09O que tenho hoje?
Montando briefing do dia
SofIA
Reuni sua agenda, tarefas com prazo e aprovações pendentes em um só resumo.
Abrir em InCiclePeça algo à SofIA ou digite / para comandos…
Enter envia · Shift+Enter quebra linha · Esc fecha
A SofIA pode errar — confira dados importantes antes de decidir.
Sem improviso
A plataforma de gestão integrada mais completa do Brasil. Conecte pessoas, processos e cultura em um único ecossistema de gestão.
Workflow faz parte da plataforma de gestão integrada mais completa do Brasil: um único ecossistema para pessoas, processos e cultura, sem improviso. São 50 módulos nativos que geram mais de 400 soluções para o dia a dia da empresa.
Ver a InCicle no meu cenárioPor que o Workflow
Como organizar aprovações sem depender de e-mails e planilhas?
A diferença aparece quando formulário, responsáveis, prazos, decisões e histórico ficam no mesmo lugar.
| Critério | Workflow da InCicle | E-mails e mensagens | Planilhas e formulários avulsos |
|---|---|---|---|
| Entrada da solicitação | Formulário do processo, com campos e anexos definidos | Texto livre em e-mail ou mensagem | Formulário avulso desconectado do fluxo |
| Etapas e responsáveis | Etapas na ordem definida, com responsáveis fixos ou dinâmicos | Encaminhamento manual, conforme quem lembra | Coluna de responsável preenchida à mão |
| Encaminhamento por critério | Aprovação condicional por dados do formulário, como valor | Critério combinado de forma informal | Fórmula ou conferência manual |
| Regra com vários aprovadores | Aprovação paralela, com exigência de todos quando necessário | Depende de responder a todos no mesmo e-mail | Controle por conferência da planilha |
| Prazo por etapa | No prazo, em risco ou atrasada, com escalonamento | Percebido só quando alguém cobra | Atualização manual de datas |
| Pedido de ajuste | Devolução estruturada ao solicitante, mantendo a solicitação | Nova troca de mensagens | Correção feita fora do controle |
| Pendências da pessoa | Minhas Ações reúne aprovações, tarefas, entregas e revisões | Cada pendência em uma caixa de entrada | Busca manual pelas linhas do arquivo |
| Delegação | Período, escopo e motivo registrados, com uso acompanhado | Pedido informal para outra pessoa decidir | Troca manual do nome na planilha |
| Histórico das decisões | Progresso, histórico, comentários e trilha de auditoria | Espalhado entre caixas de e-mail | Depende do controle de versões do arquivo |
| Mudança do processo | Nova versão publicada sem afetar solicitações em andamento | Sem controle central do que mudou | Cópias diferentes do mesmo arquivo |
Governança para decisões que movimentam pessoas e recursos
Perfis de acesso
Solicitar, decidir e administrar são responsabilidades distintas. A área de gerenciamento de templates, categorias, tags, tipos, relatórios e auditoria é restrita a administradores.
Responsáveis por etapa
Pessoas, listas ou responsáveis dinâmicos como gestor imediato, gestor da unidade, responsável pela área, gestor do nível acima e cargo.
Versões congeladas
A versão publicada não muda. Alterações entram em uma nova versão, simulada antes de valer para novas solicitações.
Trilha de auditoria
Eventos, responsáveis e comparação das alterações ficam registrados, com filtros e exportação em CSV, XLSX e PDF.
Notificações definidas
O processo define quais eventos geram aviso e por quais canais, entre e-mail e notificação no sistema.
Dados pessoais e LGPD
Solicitações costumam conter dados pessoais. Restringir quem acessa cada processo apoia as políticas internas e as obrigações da LGPD.
O Workflow organiza e registra o caminho da decisão. Aprovar uma solicitação não substitui a assinatura de um documento nem executa um pagamento: a decisão continua sendo das pessoas autorizadas.
Suporte e implantação
Dúvida ao configurar ou revisar um processo? Fale com pessoas.
- Atendimento ilimitadoTire dúvidas com o time da InCicle sempre que precisar.
- Especialistas em processosConte com quem conhece rotinas de RH, Financeiro e gestão na prática.
- Implantação acompanhadaMapeie formulários, etapas, responsáveis e permissões conforme a realidade da empresa.
- Apoio da SofIAUse a inteligência artificial da InCicle como apoio para navegar pelos recursos da plataforma.
Perguntas frequentes
Perguntas frequentes sobre fluxo de aprovações
Respostas objetivas sobre o funcionamento do software de workflow da InCicle.
Atualizado: 24/07/2026·Revisado por: Time de Produto InCicle · Workflow
O que é um fluxo de aprovações?
Fluxo de aprovações é o caminho oficial que uma solicitação percorre dentro da empresa: um formulário padronizado, etapas na ordem definida, responsáveis por cada decisão, prazos e registro do que foi aprovado, reprovado ou devolvido para ajuste.
O que é o software de workflow da InCicle?
O Workflow da InCicle é o módulo que permite criar processos de aprovação em um construtor visual, receber solicitações por formulário, encaminhá-las aos responsáveis de cada etapa, acompanhar prazos e preservar decisões, comentários e anexos no histórico de cada solicitação.
Como funciona o Workflow da InCicle no dia a dia?
Um administrador monta o modelo do processo com formulário, etapas, responsáveis, regras e prazos e publica a versão. O colaborador abre a solicitação em Minhas Solicitações e acompanha o progresso. Quem decide encontra tudo em Minhas Ações e pode aprovar, reprovar, solicitar ajuste, executar tarefas, enviar entregas, revisar ou triar.
Quais tipos de etapa podem ser configurados?
O construtor oferece dez tipos de etapa em quatro grupos: Decisão (aprovação simples, aprovação paralela, aprovação condicional e validação automática), Execução (tarefa, entrega e revisão), Comunicação (notificação) e Sistema (recebimento e integração por webhook).
Quem pode aprovar uma solicitação?
Cada etapa define seus responsáveis. É possível indicar uma pessoa específica ou uma lista de pessoas, ou usar responsáveis dinâmicos como gestor imediato, gestor da unidade ou do setor, responsável pela área, gestor do nível acima e cargo.
Como funcionam as regras quando existem vários aprovadores?
Em uma etapa de aprovação paralela é possível exigir que todos os responsáveis aprovem. Quando essa exigência não é ativada, a decisão de um dos responsáveis conclui a etapa. Já a aprovação condicional encaminha a solicitação conforme dados do formulário, como o valor informado.
Qual é a diferença entre reprovar e solicitar ajuste?
Reprovar registra uma decisão negativa para a solicitação. Solicitar ajuste devolve o pedido ao solicitante para correção, mantendo a solicitação viva para que ela volte ao fluxo depois da resposta.
Como acompanhar solicitações e prazos pendentes?
Cada etapa pode ter um prazo, e a situação aparece como no prazo, em risco ou atrasada. Minhas Ações reúne tudo o que aguarda a pessoa, com contadores de total, no prazo, em risco e atrasadas, e o painel mostra pendências, aprovações, SLA em risco e gargalos por etapa.
É possível delegar aprovações durante uma ausência?
Sim. A delegação define para quem a responsabilidade vai, o período e o escopo, que pode abranger todos os workflows, templates específicos ou categorias específicas. Também é possível permitir subdelegação e acompanhar o uso da delegação.
O que acontece quando um processo precisa mudar?
As mudanças são feitas em uma nova versão, que pode ser simulada antes de publicar. Depois da publicação, novas solicitações seguem o caminho atualizado, enquanto as solicitações em andamento continuam na versão em que foram enviadas.
O módulo registra o histórico das decisões?
Sim. Cada solicitação tem progresso das etapas, histórico das ações, comentários e anexos. A trilha de auditoria registra eventos, responsáveis e alterações, com filtros e exportação em CSV, XLSX e PDF.
O Workflow assina documentos ou executa pagamentos?
Não. O módulo organiza a decisão: recebe a solicitação, encaminha, registra aprovação, reprovação ou pedido de ajuste e guarda o histórico. Assinatura de documentos e execução financeira são operações distintas e não fazem parte do módulo.
Como ficam as permissões e a privacidade das informações?
O acesso é definido por perfil: quem solicita, quem decide e quem administra processos, categorias, tags, tipos, relatórios e auditoria. Isso ajuda a limitar o acesso a dados pessoais tratados nas solicitações, apoiando as políticas internas e a LGPD.
Preciso contratar todos os módulos da InCicle para usar o Workflow?
Não. A InCicle é modular: a empresa pode começar apenas pelo Workflow e ativar os demais quando fizer sentido — a plataforma reúne 50 ferramentas no total. Como todos compartilham a mesma base de colaboradores, permissões, dados e relatórios, os aplicativos conversam entre si e cobrem desde recrutamento, admissão e departamento pessoal até cultura, comunicação, desempenho e produtividade, sem integrações extras e sem sistemas paralelos.
