Quantos projetos nas empresas começam com entusiasmo e boas intenções, mas terminam em atraso, retrabalho e desgaste das equipes? A cena se repete em organizações de diferentes portes e revela um custo invisível que raramente entra nos relatórios: tempo perdido com desalinhamento, decisões sem clareza, informações dispersas, tarefas refeitas e prioridades que mudam sem critério.
Sem planejamento estruturado e uma condução clara, até projetos com alto potencial acabam consumindo tempo e recursos sem gerar resultados concretos. Em um cenário no qual os gestores ocupam posição central na execução da estratégia do negócio, a liderança de projetos deixou de ser uma atribuição operacional e passou a representar uma competência essencial para garantir resultados consistentes.
Segundo levantamento do Project Management Institute, 75% dos projetos fracassam por falta de planejamento claro. O impacto vai além do fator prazo. A pesquisa aponta que equipes que não contam com sistemas estruturados de gestão perdem, em média, 30% do tempo com retrabalho.
Para o especialista em gestão de pessoas focada em resultados e CEO da InCicle, Rafael Giupponi, o maior equívoco das organizações está na forma como os projetos são conduzidos no dia a dia. “Os resultados não são fruto apenas de boas ideias, mas da solidez da gestão. Sem método, dados e responsabilidades bem definidas, a empresa entra em modo reativo, resolvendo problemas depois que eles surgem, em vez de preveni-los”, afirma.
Aqui está o perigo
Na prática, muitas organizações ainda reduzem projetos a simples listas de tarefas, o que resulta em mudanças frequentes de prioridade, falhas de comunicação e pouca previsibilidade. De acordo com Giupponi, empresas mais maduras adotam uma lógica oposta, estruturando seus projetos de forma integrada e orientada por método e clareza.
“Elas estruturam seus projetos com metodologias visuais, definição clara de papéis, acompanhamento contínuo e uso de dados para orientar decisões. Esse movimento permite ao RH sair do modo emergencial e assumir protagonismo na execução da estratégia”, afirma.
É nesse ponto que metodologias consagradas dentro do ecossistema da InCicle, por exemplo, deixam de ser teoria e passam a resolver dores reais do dia a dia. O Kanban amplia a visibilidade do fluxo de trabalho ao mostrar o que está em andamento, o que está parado e o que já foi concluído, facilitando a identificação de gargalos antes que se tornem crises. “A transparência do Kanban equilibra a carga de trabalho e evita entraves silenciosos que comprometem prazos e resultados”, explica.
Já o gráfico de Gantt atua como um mapa visual do projeto, organizando prazos e dependências entre atividades. “Ele permite entender quando cada etapa começa e termina e onde um atraso pode gerar efeito dominó. Isso reduz improvisos e aumenta a previsibilidade.”.
A 5W2H responde perguntas essenciais como o que será feito, por quê, por quem, quando, onde, como e quanto custa, garantindo clareza total sobre responsabilidades e objetivos. O método QQQ (Qualidade, Quantidade e Questões) amplia a análise ao avaliar critérios de entrega, volume esperado e riscos potenciais antes da execução.
“A tecnologia não substitui o gestor, mas o potencializa. Com dados claros e ferramentas flexíveis, o líder ganha capacidade de corrigir rotas rapidamente e manter o time focado no que realmente importa”, conta. “Quando a empresa estrutura seus projetos com método, dados e disciplina, o RH deixa de apagar incêndios e passa a liderar resultados. É assim que se constrói um RH verdadeiramente extraordinário”, completa.
